De geschiedenis van de W&H Group wordt gekenmerkt door innovatie, sociale verantwoordelijkheid en een duidelijke focus op de gezondheid van mensen. Het bedrijf, dat in 1890 in Berlijn werd opgericht, heeft zich in de loop der decennia ontwikkeld tot een internationale speler in de medisch-technologische industrie en heeft een van zijn hoofdvestigingen in Bürmoos, Salzburg.
Vandaag de dag is W&H een wereldwijd toonaangevende fabrikant en ontwikkelaar van medisch-technologische producten, gespecialiseerd in de tandheelkundige industrie. Met in totaal vier extra productielocaties buiten Europa is de Groep wereldwijd aanwezig en exporteert het zijn hoogwaardige producten naar 130 landen. Dit succes is het resultaat van een moderne bedrijfsstructuur en de voortdurende research en ontwikkeling van innovatieve product- en serviceoplossingen.
De ongeveer 1.300 medewerkers van de W&H Group zijn toegewijd en gepassioneerd in het produceren van hardware- en softwareproducten van de hoogste kwaliteit. Deze producten worden gebruikt in tandartspraktijken, tandheelkundige klinieken, tandheelkundige laboratoria en in de mond- en kaakchirurgie. Ze ondersteunen artsen en tandartsen bij het garanderen van een veilige en zachte behandeling voor hun patiënten. Het leidende principe: “mensen hebben voorrang” staat altijd centraal.
Bedrijfsnaam:
W&H Dentalwerk
Korte beschrijving van het project:
De integratie van sproof sign is van cruciaal belang voor W&H Dentalwerk. De digitale handtekening zorgt voor maximale veiligheid, conformiteit en flexibiliteit met betrekking tot de relevante documenten in de productontwikkeling en het productieproces om te voldoen aan de strenge eisen van de FDA en MDSAP.
Waarom sproof sign:
In onze zoektocht naar een nieuwe oplossing voor digitale handtekeningen hebben we tijdens een professioneel aanbestedingsproces de belangrijkste spelers in de sector vergeleken en zijn we uiteindelijk tot de conclusie gekomen dat sproof absoluut met hen kan meespelen.
Hoe is de beslissing om de digitale handtekening te introduceren tot stand gekomen?
Als bedrijf worden we gedreven door de standaarden waaraan we moeten voldoen, waaronder het feit dat we digitale handtekeningen moeten gebruiken als onderdeel van ons productontwikkelings- en leveringsproces. We hadden al een handtekening, maar die moest worden vervangen vanwege het einde van de ondersteuning.
De industrie voor de productie van medische hulpmiddelen is fundamenteel onderworpen aan zeer strenge en beperkende vereisten die worden opgelegd door verschillende instituten zoals de FDA en MDSAP. Voor ons moet alles wat te maken heeft met het product en het productieproces – d.w.z. de relevante documenten – worden ondertekend. We moeten een naadloze reproduceerbaarheid van het productieproces garanderen en duidelijk kunnen verifiëren wie verantwoordelijk is voor welke aspecten ervan via de digitale handtekening.
Welke criteria waren voor u doorslaggevend bij het zoeken naar de juiste leverancier van e-handtekeningen en waarom hebt u voor sproof sign gekozen?
In onze zoektocht naar een nieuwe oplossing voor digitale handtekeningen vergeleken we de belangrijkste spelers in de sector als onderdeel van een professioneel aanbestedingsproces en realiseerden we ons dat sproof sign absoluut op de shortlist moest staan. Functioneel zijn er geen beperkingen en omdat W&H zelf sterk verankerd is in de regio en vertrouwt op zijn productielocatie in Salzburg en Oostenrijk in het algemeen, was het belangrijk voor ons.
Voor welke toepassingen wordt de digitale handtekening gebruikt?
De meeste van onze ondertekeningsprocessen vinden intern plaats omdat ze relevant zijn voor de interne productontwikkeling. Dit betekent dat alle testrapporten, plannen en ontwerpen bij ons digitaal worden ondertekend. Tegelijkertijd worden projecten met betrekking tot productontwikkeling ook ondertekend omdat ze worden opgenomen in het ontwikkelingsproces en daarom relevant zijn voor de FDA.
sproof sign garandeert deze traceerbaarheid doordat u in de audit trail precies kunt zien wie welk document op welk moment heeft ondertekend. De informatie wordt allemaal opgeslagen in ons besturingssysteem. Dit betekent dat we inloggen in ons systeem, het document daar hebben, het ondertekenen met sproof sign en het dan automatisch weer opslaan in de PML. Dit creëert het controlespoor zowel in sproof sign als in ons systeem en vormt zo het ‘single point of proof’ voor onze productdocumentatie.
In de EU maken we als gevolg van de eIDAS-verordening onderscheid tussen drie handtekeningstandaarden. Welke wordt het meest gebruikt door de W&H Group?
In overeenstemming met de vereisten van de FDA gebruiken we de geavanceerde handtekening. We hebben echter ook een tweede authenticatiefactor nodig. Het is daarom niet voldoende om een document simpelweg te ondertekenen met de normale Windows login. Als we deze tweede factor niet zouden gebruiken, zou het document verkeerd ondertekend worden en zouden we een discrepantie hebben in het geval van een audit.
Hoe beïnvloedt een workflow voor digitale handtekeningen het productieproces?
De digitale handtekening speelt echt een doorslaggevende rol in het versnellen van het productieproces. Met onze productievolumes zou het gewoonweg niet haalbaar zijn om de testrapporten en inspectierapporten op de conventionele manier te ondertekenen. Het tijdrovende proces van afdrukken, ondertekenen, opnieuw scannen en archiveren van papieren documenten kan niet werken.
Ons productieconcept is uiterst efficiënt en gespecialiseerd. We houden geen voorraad aan, maar produceren de producten binnen 24 uur na ontvangst van de bestelling. Dit betekent dat de stalen buizen achterin onze productiefaciliteit worden ingevoerd en dat het exact bestelde product binnen 24 uur klaar is voor verzending. In deze zeer dynamische omgeving kunnen we het ons niet veroorloven om de productie te vertragen met handmatige processtappen. De digitale handtekening is daarom een essentieel onderdeel van onze hele productieketen.
Hoe werd de integratie in onze interface herkend?
Ik ben overtuigd van de gouden regel: “Succes van het systeem = functionaliteit x acceptatie”. Aangezien we de digitale handtekening al zien als een essentieel onderdeel van onze productieketen, is acceptatie absoluut vanzelfsprekend. De functionaliteit van sproof sign was er vanaf de eerste minuut.
We ondertekenen met slechts een paar klikken. sproof sign werd geïntegreerd in onze belangrijkste systemen als onderdeel van een zeer gestroomlijnd en gestructureerd proces. De gebruikers hoefden niets aan hun normale workflow te veranderen, maar konden de digitale handtekening heel snel in routineprocessen opnemen. De handtekening blijft op de gebruikelijke plaats in de processtroom.
We hebben nu ook het voordeel dat we een app hebben waarmee we kunnen ondertekenen. Dat was voorheen niet het geval. Dit alles heeft ertoe bijgedragen dat onze medewerkers het snel hebben geaccepteerd.
Hoe verliep de integratie van de cloud en wat zijn de algemene gedachten erover?
Onze producten bevinden zich per definitie in een zeer kritieke omgeving. Dat komt omdat onze producten direct op mensen worden gebruikt. Dit betekent ook dat veiligheid voor ons zeer relevant is, niet alleen voor mensen, maar ook voor de veiligheid van gegevens. De apparaten zelf in de tandheelkundige industrie worden nu ook steeds intelligenter, wat betekent dat we apparaten hebben die met de cloud moeten communiceren. Voor ons is de vraag of on premise (let op: in tegenstelling tot cloudoplossingen wordt software op onze eigen servers op locatie gebruikt) of niet meer aan de orde, omdat we al met de cloud verbonden zijn. We hebben geen alternatief. Dit betekent dat we niet bang waren voor de cloud vanwege de noodzaak voor technische vooruitgang, zoals misschien wel het geval was op andere gebieden. Daarom was het voor ons geen probleem om een oplossing voor digitale handtekeningen te implementeren via een cloudapplicatie.
Aan welke normen voor gegevensbeveiliging en compliance moet een softwareoplossing in uw bedrijf voldoen?
Onze producten zijn gebaseerd op vertrouwen. Ze werken en genezen. Net zoals dat geldt voor de beveiliging van onze apparaten, geldt dat ook voor de beveiliging van de klantgegevens die deze apparaten genereren. Er is geen discussie over waar de gegevens worden opgeslagen. Voor ons is een Europese oplossing nu de enige optie.
Wat vind je vooral leuk aan sproof sign?
Ik ken het team van sproof en de managing directors persoonlijk van verschillende projecten in mijn professionele carrière. Ik ben volledig overtuigd van hun expertise in hun domein!
